PMS: El software que gestiona todas las áreas de tu hotel

La excelencia en el servicio, si bien es importante en cualquier sector, en la industria hotelera se convierte en la principal propuesta de valor. Los huéspedes llegan a tu hotel con muy altas expectativas con respecto a su experiencia vacacional, por lo que es indispensable que todos los procesos internos operen como una maquinaria bien aceitada.

Un PMS (Property Management System) es un sistema operativo de gestión que proporciona la agilidad que exige el mercado al automatizar todas las funciones de un hotel, desde hacer reservas o un check-in, gestionar la administración en general, verificar el estado de las habitaciones, hasta realizar el adecuado análisis de satisfacción del cliente.

¿Por qué tener un PMS en el hotel?

Un PMS mejora la gestión de las distintas áreas y ayuda a enfocarse en las necesidades de tus huéspedes. Al integrar diversos sistemas, como los reviews, obtienes información relevante sobre la experiencia de los huéspedes y con ello, puedes identificar los puntos débiles en los servicios e instalaciones, corregir fallos a tiempo y elaborar mejores campañas de marketing.

Principales funcionalidades del PMS

Otro punto a favor de los sistemas PMS es que se construyen por módulos, es decir que se pueden contratar solo aquellos que consideres indispensables para las necesidades de tu hotel y de esta forma minimizar el gasto ahorrando recursos. Es escalable, por lo que podrás integrar otros módulos más adelante. Estos son algunos de ellos:

• Gestión de reservas

Este módulo permite llevar las reservas de manera ordenada ya sean individuales o grupales, así como cancelaciones, confirmaciones, depósitos, entre otras. Integra automáticamente y en tiempo real la información desde el motor de reservas sin los errores que podrían ocurrir al gestionar de forma manual. 

• Recepción

Gestiona los check in y check out, maneja los mensajes para clientes y solicitudes especiales, como servicios de despertador.

• Base de datos

Se lleva un registro de los clientes, agentes y otros contactos con un detallado perfil demográfico, dirección, teléfono, historial de estancias en el hotel y sus preferencias, con lo cual el establecimiento puede anticiparse a los deseos de sus huéspedes en su próxima visita. Con este módulo es posible segmentar a los clientes según sus características para aplicar acciones de marketing.

• Monitoreo de las habitaciones

Lleva un control del estado general, historial de mantenimiento y limpieza de las habitaciones. Informa sobre disponibilidad para la asignación de espacios a clientes recién llegados.

• Contabilidad y administración

Servicios de caja, cuentas por cobrar, facturación y pagos de facturas, entre otras funciones. Se pueden incluir balances anteriores realizados con otro tipo de software.

Además, gestiona pagos a proveedores, colaboradores, aplicación automática de impuestos, facilita la aplicación de descuentos, promociones y la implementación de distintos métodos de pago.

Beneficios de un PMS

• Un PMS permite el acceso a información de manera rápida y simple. Se integra a otros sistemas hoteleros como Channel Manager (para gestionar diversos canales de distribución), recolección de reseñas y servicio de envío de encuestas, con lo cual se obtienen datos muy valiosos y de gran ayuda en la toma de decisiones a favor de la satisfacción del cliente.
• Integra todas las áreas del hotel con lo cual se agilizan los procesos internos, se eleva la productividad y se reducen gastos.
• Beneficia la gestión de mantenimiento de un hotel.

Los sistemas PMS son aptos para hoteles de cualquier tamaño debido a su flexibilidad en la contratación de servicios o módulos. Con estas herramientas se tiene completo control de todas las áreas de un hotel de manera sencilla, a través de una simple interfaz, lo que se refleja en una mejor experiencia para los huéspedes.